Handleiding
Stap voor stap uitgelegd, van je eerste gratis factuur tot automatische betalingen met Mollie.
1. Een gratis factuur maken
Zonder account een factuur als PDF downloaden.
Open de gratis versie
Klik op de homepage op Gratis factuur maken. Je hoeft niet in te loggen.
Vul je bedrijfsgegevens in
Bedrijfsnaam is verplicht. Vul ook je adres, e-mailadres, KvK-nummer, btw-nummer en IBAN in, zodat je factuur compleet is. Upload eventueel je logo (PNG, JPG of WEBP).
Vul de gegevens van je klant in
Naam of bedrijfsnaam is verplicht. Voeg adres en e-mailadres toe als je die hebt.
Voeg factuurregels toe
Vul een factuurnummer in, controleer de factuurdatum en vervaldatum, en voeg per product of dienst een regel toe met omschrijving, aantal, prijs exclusief btw en btw-tarief. Totalen rekenen zichzelf uit.
Download de PDF
Controleer de voorbeeldweergave en download de factuur. Er wordt niets bewaard, dus sla de PDF goed op.
- Houd zelf je factuurnummers bij in een doorlopende reeks, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002.
- Wil je niet elke keer alles opnieuw invullen? Met Premium blijven je gegevens bewaard.
3. Een factuur maken in het dashboard
PremiumFacturen maken, bewaren en terugvinden.
Klik op Nieuwe factuur
Je vindt de knop bovenaan in het menu aan de linkerkant.
Controleer je bedrijfsgegevens
Je gegevens van de vorige factuur worden automatisch overgenomen. Pas ze aan als er iets veranderd is.
Kies een klant
Kies een opgeslagen klant uit de lijst, of kies Handmatig invullen voor een nieuwe klant.
Voeg regels toe
Het factuurnummer staat al klaar. Voeg producten uit je catalogus toe met één klik, of typ zelf een regel. Vink Terugkerend aan als een regel zich moet herhalen.
Opslaan, downloaden of versturen
In de laatste stap kies je: Opslaan als concept, Markeer als verstuurd, de PDF downloaden of Verstuur per e-mail. Is Mollie gekoppeld, dan komt er automatisch een betaallink op de factuur.
- Een nieuwe factuur die je nog niet hebt opgeslagen blijft bewaard in je browser, ook als je de pagina sluit.
- Verstuurde facturen niet verwijderen maar op Geannuleerd zetten. Zo blijft je nummering compleet.
4. Klanten en producten beheren
PremiumEén keer invullen, daarna met één klik op je factuur.
Klant toevoegen
Ga naar Klanten en klik op Nieuwe klant. Kies particulier of bedrijf en vul naam, contactpersoon, e-mail, adres, KvK, btw-nummer en eventuele notities in.
Product toevoegen
Ga naar Producten en klik op Nieuw product. Vul naam, omschrijving, prijs exclusief btw en het btw-tarief in.
Gebruiken op een factuur
Bij een nieuwe factuur kies je de klant uit de lijst en voeg je producten toe als regel. Je kunt aantallen en prijzen per factuur nog aanpassen.
Product tijdelijk verbergen
Zet een product op Verborgen als je het even niet gebruikt. Het verdwijnt dan uit de lijst bij nieuwe facturen.
- Aanpassingen aan een klant of product veranderen bestaande facturen niet.
5. Mollie koppelen voor online betalingen
PremiumKlanten betalen met iDEAL en de factuur springt vanzelf op Betaald.
Maak een Mollie-account
Heb je nog geen Mollie-account, maak er dan gratis een aan en rond de verificatie bij Mollie af. Zet de betaalmethodes aan die je wilt aanbieden, zoals iDEAL.
Koppel Mollie
Ga in het dashboard naar Instellingen en klik bij Betalingen op Koppel Mollie.
Geef toestemming
Log in bij Mollie en geef WatDeFactuur toestemming om betaallinks te maken. We krijgen geen toegang tot je saldo of terugbetalingen.
Klaar
Je ziet de status Gekoppeld. Vanaf nu krijgen nieuwe facturen een betaallink en kun je ze per e-mail versturen.
- Het geld komt direct op je eigen Mollie-account. Mollie rekent transactiekosten per betaling, WatDeFactuur rekent niets extra.
- Een betaallink is geldig tot en met de vervaldatum van de factuur. Zet ook je IBAN op de factuur voor klanten die liever overmaken.
6. Een factuur per e-mail versturen
PremiumPDF en betaalknop in één mail naar je klant.
Zorg dat Mollie gekoppeld is
Zonder Mollie-koppeling kun je niet vanuit WatDeFactuur mailen. Je kunt dan wel de PDF downloaden en zelf versturen.
Vul de e-mailadressen in
Je klant heeft een e-mailadres nodig. Vul ook je eigen e-mailadres in bij je bedrijfsgegevens: antwoorden van je klant komen daar binnen.
Verstuur
Klik in de laatste stap op Verstuur per e-mail. De factuur wordt opgeslagen met de status Verstuurd en je klant krijgt een mail met de PDF en een knop Betaal factuur.
Volg de betaling
Betaalt je klant via de knop, dan staat de factuur automatisch op Betaald. In het overzicht zie je wat er nog openstaat.
- Betaalt je klant niet op tijd? Open de factuur en klik op Opnieuw versturen als herinnering.
7. Terugkerende facturen instellen
PremiumAutomatisch een factuur per week, maand, kwartaal of jaar.
Maak een factuur zoals normaal
Vul je gegevens, je klant en de regels in.
Kies wat er herhaalt
Wil je de hele factuur herhalen? Stel dan in de laatste stap bij Laat deze factuur zich herhalen in hoe vaak, de datum van de eerste herhaling, eventueel een einddatum, en of nieuwe facturen als Concept of Verstuurd worden aangemaakt. Wil je maar één regel herhalen? Vink bij die regel Terugkerend aan.
Opslaan
Een terugkerende regel wordt ingesteld als je de factuur opslaat. Je ziet alle herhalingen terug onder Terugkerend.
Nieuwe facturen versturen
Elke ochtend maken we de facturen aan die aan de beurt zijn. Ze worden niet automatisch gemaild: open de nieuwe factuur en verstuur hem zelf.
- Onder Terugkerend kun je een herhaling pauzeren, hervatten of stoppen. Met Nu maken maak je de volgende factuur direct aan.
- Een herhaling aanpassen kan nog niet. Stop hem en stel een nieuwe in.
- Zonder actief Premium worden er geen terugkerende facturen aangemaakt. Die periodes worden overgeslagen.
8. Je abonnement beheren
PremiumBetalingen bekijken, opzeggen en opnieuw activeren.
Open Instellingen
Onder Abonnement zie je je status, de prijs en wanneer je abonnement verlengt of afloopt.
Betalingen en facturen
Klik op Zie betalingen voor al je eerdere betalingen. Je kunt de factuur van elke betaling downloaden.
Opzeggen
Klik op Abonnement opzeggen en bevestig. Je houdt toegang tot het einde van de betaalde periode. Je gegevens blijven bewaard.
Opnieuw activeren
Bedenk je je? Klik op Opnieuw activeren zolang je periode nog loopt, zonder nieuwe betaling. Mislukte een afschrijving, klik dan binnen 7 dagen op Opnieuw betalen.
9. Je account beheren
Naam, e-mailadres en wachtwoord wijzigen, of je account verwijderen.
Open Je account
In het dashboard vind je alles onder Instellingen. Zonder Premium ga je via de welkomstpagina naar Account.
Naam of e-mailadres wijzigen
Pas je naam aan en klik op Opslaan. Voor een nieuw e-mailadres klik je op Stuur link en bevestig je via de mail die op je nieuwe adres binnenkomt.
Wachtwoord wijzigen of vergeten
Klik op Wachtwoord wijzigen en volg de link in je mail. Ben je uitgelogd, gebruik dan Wachtwoord vergeten? op de inlogpagina.
Account verwijderen
Klik op Account verwijderen en bevestig. Je gegevens worden direct verwijderd en een lopend Premium-abonnement stopt meteen.
- Download vooraf de PDF's van facturen die je wilt bewaren. Je bent verplicht je administratie 7 jaar te bewaren.
Kom je er niet uit?
Mail ons met het e-mailadres van je account en, als het over een factuur gaat, het factuurnummer.